Актуализация корпоративных документов зарубежных компаний: необходимость или формальность?

У каждой зарубежной компании есть набор основных документов, которые в любой момент могут быть запрошены банками, контрагентами, клиентами и государственными или лицензирующими органами. Регулярное обновление этих документов, хотя бы раз в год, является важным правилом. Это обеспечит вам гладкое и быстрое выполнение операций, таких как открытие счетов без потери времени из-за неактуальных документов. 

Это особенно важно для международных компаний, сотрудничающих с банками из других юрисдикций. Например, если ваша компания зарегистрирована в ОАЭ, а у вас открыт счет в другой стране, то для банковских операций может потребоваться консульское заверение учредительных документов и перевод. В этой стране эти процедуры не только финансово затратны (с начальными расходами от 2000 евро и выше), но и требуют значительного времени на выполнение, поэтому рекомендуем заблаговременно изучать такие моменты и готовить документацию заранее, желательно сразу после ее получения.

... Подготовка документов в ОАЭ может быть не только длительной, но и затратной процедурой. Поэтому, если вы планируете открыть банковский счет за рубежом для эмиратской компании, рекомендуется заранее обсудить с банкирами возможность предоставления простых копий документов, вместо официальных консульских версий. Приятным моментом является то, что большинство документов уже содержат QR-коды, облегчающие процесс проверки их подлинности. ... Диана Гулевская, Партнер Antwort Law

Состав базовых документов компании зависит от конкретной юрисдикции, в которой она зарегистрирована и ведет свою деятельность, а также типа бизнеса, но мы можем выделить основные группы: 

1) Учредительные документы: сертификат об инкорпорации, устав (меморандум) компании и учредительный акт;

2) Документы о правовой структуре: выписки из реестров, приказы на директоров, регламенты, решения совета;

3) Налоговые документы: налоговые идентификационные номера, налоговые декларации и свидетельства о уплате налогов;

4) Финансовые документы: отчеты о финансовом состоянии, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения; 

5) Документы о собственности: свидетельства о праве собственности на имущество и активы компании, включая недвижимость и транспортные средства;

6) Договоры и контракты: соглашения с партнерами, поставщиками и клиентами, а также контракты о найме или аренде. Если компания новая и еще не начала вести деятельность, но можно предоставлять в банки драфты (черновики) будущих контрактов;

7) Лицензии и разрешения: документы, разрешающие компании в этой юрисдикции заниматься определенными видами деятельности, включая лицензии на специфические виды деятельности и сертификаты соответствия;

8) Паспорта директоров и учредителей: копии паспортов, а также визы, подтверждающие резидентство;

На основе нашего опыта также хотим выделить два типа документа, которые особенно часто запрашивают различные финансовые учреждения. В контексте банковской деятельности, такие документы используются для открытия банковского счета, выполнения требований процедур "знай своего клиента" (KYC), которые включают проверку личности клиента и оценку потенциальных рисков, которые необходимы для предотвращения мошенничества и отмывания денег, а также для соответствия различным регуляторным требованиям.

1) Банковские выписки за последние 3-6 месяцев: необходимы как для корпоративных счетов компании, так и для личных счетов директоров или учредителей. Получение этих выписок в банке обычно не представляет сложности, однако в случае срочной необходимости может потребоваться дополнительное время. Также важно учитывать, что многие директора и учредители имеют несколько счетов, и необходимо заранее продумать, какие именно счета следует предоставить в банк.

2) Документы, подтверждающие адрес учредителя/директора: банки часто требуют документы, подтверждающие адрес проживания, такие как счета за коммунальные услуги (utility bills), в которых четко указан ваш адрес, договор аренды и иногда банковские выписки. Важно, чтобы эти документы были актуальными – не старше 3-6 месяцев.

Советуем вам регулярно, каждые 3-6 месяцев, обновлять свои банковские выписки и utility bills, чтобы облегчить процесс открытия счетов или прохождения комплаенса и  избежать задержек в этих процессах.

Не допускайте, чтобы бюрократические препятствия стали причиной задержек в ваших бизнес-операциях или проблем с регуляторами. Обращайтесь к специалистам Antwort Law для получения квалифицированной поддержки в подготовке и обновлении всех необходимых документов. Ваш успех - наша забота.