Актуалізація корпоративних документів зарубіжних компаній: необхідність чи формальність?

Кожна закордонна компанія має набір основних документів, які в будь-який момент можуть бути запитані банками, контрагентами, клієнтами та державними або ліцензуючими органами. Регулярне оновлення цих документів хоча б раз на рік є важливим правилом. Це забезпечить вам гладке та швидке виконання операцій, таких як відкриття рахунків без втрати часу через неактуальні документи.

Це особливо важливо для міжнародних компаній, які співпрацюють із банками з інших юрисдикцій. Наприклад, якщо ваша компанія зареєстрована в ОАЕ, а у вас відкритий рахунок в іншій країні, то для банківських операцій може знадобитися консульське засвідчення установчих документів та переказ. У цій країні ці процедури не лише фінансово затратні (з початковими витратами від 2000 євро і вище), а й вимагають значного часу на виконання, тому рекомендуємо завчасно вивчати такі моменти та готувати документацію заздалегідь, бажано одразу після її отримання.

...Підготовка документів в ОАЕ може бути не лише тривалою, а й витратною процедурою. Тому якщо ви плануєте відкрити банківський рахунок за кордоном для еміратської компанії, рекомендується заздалегідь обговорити з банкірами можливість надання простих копій документів замість офіційних консульських версій. Приємним моментом є те, що більшість документів вже містять QR-коди, що полегшують процес перевірки їхньої автентичності. ... Діана Гулевська, Партнер Antwort Law

Склад базових документів компанії залежить від конкретної юрисдикції, в якій вона зареєстрована та веде свою діяльність, а також типу бізнесу, але ми можемо виділити основні групи:

1) Установчі документи: сертифікат про інкорпорацію, статут (меморандум) компанії та установчий акт;

2) Документи про правову структуру: витяги з реєстрів, накази на директорів, регламенти, рішення ради;

3) Податкові документи: податкові ідентифікаційні номери, податкові декларації та свідоцтва про сплату податків;

4) Фінансові документи: звіти про фінансовий стан, бухгалтерська звітність та аудиторські висновки;

5) Документи про власність: свідоцтва про право власності на майно та активи компанії, включаючи нерухомість та транспортні засоби;

6) Договори та контракти: угоди з партнерами, постачальниками та клієнтами, а також контракти про найм або оренду. Якщо компанія нова і ще не почала вести діяльність, але можна надавати до банків драфти (чернетки) майбутніх контрактів;

7) Ліцензії та дозволи: документи, що дозволяють компанії у цій юрисдикції займатися певними видами діяльності, включаючи ліцензії на специфічні види діяльності та сертифікати відповідності;

8) Паспорти директорів та засновників: копії паспортів, а також візи, що підтверджують резидентство;

На основі нашого досвіду також хочемо виділити два типи документа, які особливо часто вимагають різні фінансові установи. У контексті банківської діяльності такі документи використовуються для відкриття банківського рахунку, виконання вимог процедур "знай свого клієнта" (KYC), які включають перевірку особи клієнта та оцінку потенційних ризиків, які необхідні для запобігання шахрайству та відмиванню грошей, а також для відповідності різним регуляторним. вимог.

1) Банківські виписки протягом останніх 3-6 місяців: необхідні як корпоративних рахунків компанії, так особистих рахунків директорів чи засновників. Отримання цих виписок у банку зазвичай не становить складності, однак у разі термінової необхідності може знадобитися додатковий час. Також важливо враховувати, що багато директорів та засновників мають кілька рахунків, і необхідно заздалегідь продумати, які саме рахунки слід надати до банку.

2) Документи, що підтверджують адресу засновника/директора: банки часто вимагають документи, що підтверджують адресу проживання, такі як рахунки за комунальні послуги (utility bills), в яких чітко зазначена ваша адреса, договір оренди та інколи банківські виписки. Важливо, щоб ці документи були актуальними – не старше 3-6 місяців.

Радимо вам регулярно, кожні 3-6 місяців, оновлювати свої банківські виписки та utility bills, щоб полегшити процес відкриття рахунків або проходження комплаєнсу і уникнути затримок у цих процесах.

Не допускайте, щоб бюрократичні перешкоди стали причиною затримок у бізнес-операціях або проблем з регуляторами. Звертайтеся до фахівців Antwort Law для отримання кваліфікованої підтримки у підготовці та оновленні всіх необхідних документів. Ваш успіх – наша турбота.

Лідія Іванова

Міжнародний юрист
Antwort Law