Політики на сайт компанії: які та кому потрібні

Якщо ваша іноземна компанія на своєму сайті пропонує товари або послуги і навіть якщо використовує його виключно як платформу для публікації новин, для законного та безпечного функціонування цього майданчика важливо мати всю необхідну документацію. Це не просто рекомендація, а критично необхідний елемент для забезпечення захисту компанії та відповідності міжнародному законодавству. Є компанії, які працюють і без цих документів, але зазвичай це триває до першого незадоволеного клієнта або перевірки контролюючого органу.

Ми поділимося з вами рекомендаціями щодо ключових документів, які, на нашу думку, потрібні для кожного сайту. Наші пропозиції ґрунтуються на двох важливих європейських регулятивних актах: Загальному регламенті захисту даних (GDPR) та Законі ЄС про файли cookie, (Директива про електронну конфіденційність). Ці нормативи є обов'язковими для всіх компаній, які обслуговують клієнтів з ЄС, Великобританії, Ісландії, Норвегії, Ліхтенштейну та Швейцарії, що є актуальним майже для всіх іноземних компаній.

Підкреслимо, що конкретний набір та зміст документів залежить від типу компанії, особливостей бізнесу та змісту самого вебсайту. Хоча існують автоматизовані сервіси для генерації подібних документів, вони часто не враховують унікальні деталі конкретного випадку, які можуть призвести до суперечок, конфліктів і скарг. Тому розробка цих документів має відбуватися індивідуально кожному за кейса.

Три основних чинників, через які потрібно мати відповідні юридичні політики:

1) Вимога закону: порушення міжнародного законодавства про захист даних неминуче призведе до суттєвих штрафів та санкцій. Наприклад, GDPR у Європі суворо регламентує обробку персональних даних.

2) Захист від судових позовів: ясна та прозора оферта з детально описаними умовами обслуговування захистить вас від позовів та дорогих судових розглядів у разі суперечок із клієнтами.

3) Репутація та лояльність серед аудиторії: коли користувачі бачать, що компанія серйозно ставиться до захисту їх персональних даних і має чіткі правила відповідальності, це істотно підвищує довіру до бренду.

Розібравши ризики, пов'язані з відсутністю необхідних документів на сайті, обговоримо які конкретно політики потрібні для різних типів сайтів іноземних компаній.

1) Інформаційні сайти без збору даних: якщо ваш сайт є чисто інформаційним і не збирає дані користувачів, рекомендується мати хоча б Terms of Use (Угода користувача). Він допомагає обмежити вашу відповідальність та захистити інтелектуальну власність, встановлюючи очікування щодо того, як користувачі повинні взаємодіяти з вашим сайтом.

2) Сайти, які збирають контактні дані: якщо на вашому сайті є форми зворотного зв'язку або запропонована реєстрація з введенням персональних даних, на додаток до Terms of use необхідна Privacy Policy (Політика конфіденційності). Вона повинна включати інформацію про те, як і навіщо збираються персональні дані, як користувачі можуть змінювати або відмовитися від зібраних даних, а також про вашу політику щодо "не відстежувати" та розкриття даних третім сторонам.

3) Сайти з використанням файлів cookie: якщо ваш сайт використовує cookie, то складається Cookies policy (Політика обробки файлів cookie), що включає інформацію про типи файлів cookie, що використовуються, про те, як збирається інформація, і як користувачі можуть відмовитися від певних типів cookie.

4) Сайти, що продають послуги або товари: якщо ваш сайт дозволяє робити покупки, необхідно мати Public Offer (Публічну оферту), Refund policy (Політику повернення) та Disclaimer (Дисклеймер). Публічна оферта функціонує як контракт між вами та покупцем, тоді як політика повернення та дисклеймер допомагають керувати очікуваннями клієнтів та обмежувати юридичну відповідальність.

5) Фінансові сайти: для сайтів, які займаються фінансовими операціями, важливо також мати політики, що відповідають вимогам щодо боротьби з відмиванням грошей (AML).

Якщо ваш сайт відповідає будь-якому з вищезгаданих типів, необхідно розробити відповідні документи для кожної функції. Кожна політика відіграє унікальну роль у створенні надійного та законного онлайн-середовища та вимагає індивідуального підходу та регулярного оновлення, щоб відповідати мінливим законодавчим вимогам та потребам ваших клієнтів.

Звернувшись до Antwort Law, ви отримаєте конкретну допомогу в наступних аспектах:

• Розробка спеціалізованих юридичних документів: створення точних та адаптованих документів, що відповідають специфіці вашого сайту та вимогам законодавства.
• Консультації щодо законодавства: надання актуальної інформації про законодавчі вимоги у вашій країні та країнах ваших клієнтів, включаючи GDPR, політику використання файлів cookie та інші норми.
• Профілактика юридичних ризиків: запобігання потенційним правовим проблемам, пов'язаним з порушенням конфіденційності даних, авторських прав та інших сфер.
• Регулярне оновлення документації: підтримка ваших юридичних документів у актуальному стані, що відповідає останнім змінам у законодавстві.

Ці послуги допоможуть вам мінімізувати ризики та забезпечити надійний захист вашого бізнесу в інтернеті. Юристи Antwort Law раді допомогти з юридичною безпекою вашого корпоративного сайту.

Лідія Іванова

Міжнародний юрист
Antwort Law